Vật tư thất thoát là điều nhiều PM xây dựng Việt Nam chấp nhận như "chuyện bình thường". Thực ra, đây là hậu quả của quy trình kho không kiểm soát được — không phải tất yếu phải chịu.
Không giống kho nhà máy được đặt trong không gian cố định, kho công trường là môi trường động: vật tư về theo từng chuyến xe, xuất ra theo từng tổ đội, hàng chục loại vật liệu từ xi măng đến dây điện chạy qua tay nhiều người mỗi ngày.
Ba nguyên nhân thường gặp nhất dẫn đến thất thoát vật tư:
Cả ba vấn đề này đều có thể giải quyết bằng quy trình — không nhất thiết cần công nghệ phức tạp. Nhưng quy trình phải được thực thi nghiêm túc từ bước nhỏ nhất: tờ phiếu nhập kho đầu tiên.
Nhập kho là điểm kiểm soát đầu tiên và quan trọng nhất. Vật tư nào không được ghi nhận đúng khi vào cổng sẽ không bao giờ được theo dõi chính xác đến cuối dự án.
Một dự án chung cư 18 tầng ở Bình Dương (tổng thầu ~85 tỷ VND, năm 2024) từng gặp sự cố: lô thép Φ16 được nhập kho theo vận đơn mà không cân thực tế. Khi kiểm kê cuối tháng, phát hiện thiếu 2,3 tấn so với sổ sách — tương đương khoảng 42 triệu VND. Điều tra cho thấy nhà xe đã xuất một phần thép trước khi Thủ kho kiểm đếm vì không có quy trình "cổng trước, sổ sau".
Sau sự cố, công trình áp dụng quy tắc cứng: xe chờ ngoài cổng, Thủ kho ra đếm/cân trước rồi mới cho xe vào bãi tập kết. Không một xe nào được dỡ hàng khi chưa có phiếu nhập mở trên app.
Xuất kho mà không có chứng từ là nguyên nhân trực tiếp gây thất thoát vật tư. Giải pháp không phức tạp: không có Material Request (MR) đã được duyệt thì không xuất bất kỳ thứ gì. (Trong GEM AI PM Pro, chứng từ này gọi là Đề nghị xuất kho.)
| Loại xuất | Điều kiện | Ai duyệt | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Thông thường | Có MR ≥ 1 ngày trước | CHT Phó hoặc PM tùy hạn mức | Quy trình đầy đủ 5 bước |
| Khẩn cấp | MR tạo trong ngày, công việc không thể dừng | CHT Phó duyệt ngay trong ngày | Vẫn phải có MR — duyệt nhanh, không bỏ bước |
| Vật tư trả lại kho | Tổ đội dùng còn dư | Thủ kho nhập "phiếu trả" | Phiếu trả cũng phải qua duyệt; duyệt xong tồn kho mới tăng |
Nhiều công trường chỉ kiểm kê một lần khi gần quyết toán. Đến lúc đó, chênh lệch đã quá lớn, nguyên nhân không còn truy được, và trách nhiệm không ai rõ ràng.
Thực hành tốt là kiểm kê định kỳ theo lịch:
| Loại vật tư | Tần suất kiểm kê | Lý do |
|---|---|---|
| Xi măng, cát, đá, gạch | Hàng tháng | Hao hụt tự nhiên thấp, số lượng lớn |
| Thép xây dựng | Hàng tháng hoặc sau mỗi lần nhập lô lớn | Giá trị cao, dễ bị lấy ra ngoài |
| Dây điện, ống nước, thiết bị M&E | Hàng tuần | Dễ mất, giá trị trên mét/chiếc cao |
| Sơn, keo, phụ gia | Hàng tháng | Dễ hao hụt khi mở nắp — cần đối chiếu mức hao phí trong định mức |
| Thiết bị vệ sinh, cửa, kính | Trước và sau mỗi đợt lắp đặt | Không thể thay thế từng chiếc nếu mất/vỡ |
Một trong những lỗ hổng lớn nhất trong quản lý vật tư là kho làm việc độc lập hoàn toàn với bộ phận QS. Thủ kho không biết BOQ dự toán bao nhiêu thép cho một hạng mục, và QS cũng không biết thực tế kho đã xuất bao nhiêu cho hạng mục đó.
Kết quả: không ai biết dự án đang tiêu vật tư nhiều hơn hay ít hơn so với kế hoạch — cho đến khi thanh toán và nhận ra lỗ.
Trong GEM AI PM Pro, phiếu xuất kho kế thừa hạng mục từ đề nghị xuất kho nên có thể truy ngược vật tư đã xuất theo từng hạng mục. Phép so sánh với khối lượng BOQ kế hoạch hiện PM và QS vẫn đối chiếu bằng bảng riêng.
Mỗi đầu tháng, PM (hoặc QS site) cần cập nhật kế hoạch vật tư cho tháng tới:
Cần mua thêm = Nhu cầu tháng tới (từ tiến độ) − Tồn kho hiện tại − Đã đặt chưa về
Cộng thêm phần hao hụt theo định mức (Phụ lục VII Thông tư 38/2026/TT-BXD). Không đặt dư quá nhiều vì sẽ chiếm kho và đọng vốn.
Sự nhập nhằng trong phân quyền là nguyên nhân phổ biến gây lỗ hổng kiểm soát. Sau đây là phân quyền rõ ràng cho từng vai trò:
Một điểm thường bị bỏ qua: tổ đội trực tiếp thi công (L0) là người thực sự cầm vật tư, nhưng nhiều công trường chỉ ghi tên thủ kho hoặc CHT Phó trên phiếu.
Trong GEM AI PM Pro, khi lập phiếu xuất, người nhận được chọn từ danh sách (cán bộ hoặc tổ trưởng) và lấy từ đề nghị xuất kho, thủ kho không gõ tay. Tổ trưởng xác nhận nhận hàng bằng thẻ QR cá nhân kèm ảnh chụp tại chỗ. Việc tạo đề nghị xuất kho vẫn do CHT Phó trở lên thực hiện, nên tổ trưởng nên báo nhu cầu trước để đề nghị được lập và duyệt đúng hạn mức. Kết quả: trách nhiệm về số lượng đã nhận gắn với đúng người nhận.
Nhập số thực nhận (không nhập theo PO). Ghi chú số thiếu vào phiếu nhập. Báo PM để xử lý với nhà cung cấp: yêu cầu giao bù hoặc điều chỉnh thanh toán. Không nhập đúng theo PO khi thực tế ít hơn — đây là sai số ngay từ đầu.
Tách riêng phần hỏng, chụp ảnh, lập "biên bản hàng hỏng". Nhập phần còn tốt vào kho. Hàng hỏng không được nhập — để riêng chờ xử lý với NCC. PM quyết định: trả hàng, bồi thường hay hủy PO một phần.
Tồn âm là dấu hiệu có phiếu bị thiếu hoặc có xuất không ghi. Dừng xuất kho loại vật tư đó, kiểm kê đột xuất ngay, xác định nguyên nhân trước khi tiếp tục. Không để tồn âm "tự nhiên" — đây là lỗi quy trình nghiêm trọng.
Bài này được rà soát hiệu lực văn bản định kỳ. Nội dung phía trên đã áp theo văn bản đang hiệu lực tại lần rà soát gần nhất; bảng dưới ghi lại các lần thay đổi và lý do.
| Ngày | Cờ | Thay đổi | Lý do |
|---|---|---|---|
| 12/10/2026 | ❌ Sửa lỗi | Gỡ "TCVN 9115:2012 về kiểm soát vật liệu xây dựng" (3 chỗ: khung điều khoản liên quan, đoạn hao hụt, tóm tắt). Viết lại khung căn cứ theo Nghị định 209/2026/NĐ-CP (Điều 13, 14) và Nghị định 207/2026/NĐ-CP (Điều 14 khoản 6, 7, 8): nghiệm thu vật liệu bằng biên bản, hồ sơ quản lý chất lượng vật liệu (chứng nhận chất lượng, chứng từ xuất xứ, hợp quy, kết quả thí nghiệm), thay đổi chủng loại phải được chủ đầu tư chấp thuận. | TCVN 9115 (nay là bản 2019) là tiêu chuẩn thi công và nghiệm thu kết cấu bê tông và bê tông cốt thép lắp ghép, không phải tiêu chuẩn kiểm soát vật liệu hay truy xuất CO/CQ; bản cũ gán sai phạm vi. Yêu cầu về hồ sơ vật liệu nằm ở hai nghị định trên. |
| 12/10/2026 | 🔄 Thay căn cứ | Hao hụt vật liệu: "TT13/2021 (định mức xây dựng)" và "TCVN 9115:2012" → Phụ lục VII Thông tư 38/2026/TT-BXD, mục 21.1000 (hao hụt trong thi công) và 21.5000 (vận chuyển, bảo quản tại kho). Sửa số liệu: xi măng 1,5% → 1,0%; gạch 2% → 1,5% (gạch đất sét nung); thêm thép tròn cây 2,0%. | TT 13/2021 không phải văn bản định mức và không còn là căn cứ. Các tỷ lệ cũ không khớp bảng hao hụt của Phụ lục VII nên được thay bằng số liệu tra từ nguồn. |
| 12/10/2026 | ⚠️ Lưu ý chuyển tiếp | Thêm khối chuyển tiếp đầu bài: định mức đã ban hành trước 01/07/2026 tiếp tục áp dụng (Nghị định 206/2026/NĐ-CP, Điều 36 khoản 7). | Dự toán đang thực hiện dở có thể còn dùng bộ định mức cũ cho đến khi có bộ mới. |
| 12/10/2026 | ❌ Sửa lỗi | Thẻ "bài liên quan": "Định Mức TT13/2021 — Cách Lập Dự Toán Không Sai Sót" → "Định Mức Dự Toán Xây Dựng TT 38/2026 — Cách Lập Dự Toán Không Sai Sót"; hai thẻ còn lại khớp lại với tiêu đề hiện tại của bài đích. | Tiêu đề thẻ phải khớp bài đích để người đọc không bị dẫn nhầm. |
| 12/10/2026 | ❌ Sửa lỗi | Gỡ mô tả tính năng không có trong app: "chữ ký số", "kế toán kho nhận thông báo", "tồn kho tự động tăng khi trả vật tư", "tự động tính khoảng chênh BOQ − tồn kho", báo cáo so sánh BOQ theo tuần, trường boq_ref, ngưỡng kiểm kê ">5%", và đoạn công nhân L0 tự tạo Material Request (app chỉ cho tổ trưởng là người nhận và ký nhận). Gỡ các con số khảo sát (3–8%, 42%/31%/27%) và tỷ lệ dự phòng 10–15%, 30–40% vì không có căn cứ. |
Bài chỉ mô tả những gì module Vật tư & Kho làm được và chỉ nêu con số có nguồn. Kho chưa có chức năng truy xuất theo lô/mẻ nên bài không hứa truy xuất ngược. |
| 28/04/2026 | 📄 Xuất bản | Bài xuất bản lần đầu. | — |
GEM AI PM Pro có module Vật tư & Kho với quy trình đề nghị xuất kho → duyệt → xuất → ký nhận, chặn xuất quá tồn, kiểm kê có quy trách nhiệm chênh lệch và gắn phiếu xuất với hạng mục.
Dùng thử 30 ngày miễn phí →demo@gemclaudepm.com · mật khẩu Demo2026 · không cần thẻ tín dụng
Bài tổng hợp từ Nghị định 209/2026/NĐ-CP, Nghị định 207/2026/NĐ-CP, Nghị định 206/2026/NĐ-CP và Phụ lục VII Thông tư 38/2026/TT-BXD. Rà soát hiệu lực gần nhất: 12/10/2026 — chi tiết xem mục "🗂️ Log Audit Bài Viết". Đây là tài liệu tham khảo; cần đối chiếu bản công bố của văn bản.