Vật tư thất thoát từ 3–8% giá trị hợp đồng là con số mà nhiều PM xây dựng Việt Nam chấp nhận như "chuyện bình thường". Thực ra, đây là hậu quả của quy trình kho không kiểm soát được — không phải tất yếu phải chịu.
🧱 1. Tại Sao Vật Tư Công Trường Lại Khó Quản?
Không giống kho nhà máy được đặt trong không gian cố định, kho công trường là môi trường động: vật tư về theo từng chuyến xe, xuất ra theo từng tổ đội, hàng chục loại vật liệu từ xi măng đến dây điện chạy qua tay nhiều người mỗi ngày.
Theo khảo sát ngành năm 2024, ba nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất thoát vật tư:
42%
Xuất kho không có chứng từ hoặc chứng từ bị làm giả
31%
Tổ đội nhận dư hơn nhu cầu thực tế rồi bán ngoài
27%
Chênh lệch kiểm kê được che giấu vì sổ sách không rõ
Cả ba vấn đề này đều có thể giải quyết bằng quy trình — không nhất thiết cần công nghệ phức tạp. Nhưng quy trình phải được thực thi nghiêm túc từ bước nhỏ nhất: tờ phiếu nhập kho đầu tiên.
📦 2. Quy Trình Nhập Kho Đúng Chuẩn
Nhập kho là điểm kiểm soát đầu tiên và quan trọng nhất. Vật tư nào không được ghi nhận đúng khi vào cổng sẽ không bao giờ được theo dõi chính xác đến cuối dự án.
📋 Checklist nhập kho chuẩn (áp dụng cho mọi loại vật tư)
- Đối chiếu PO / đơn đặt hàng đã duyệt — không nhận hàng khi chưa có PO hoặc PO chưa được Chỉ huy trưởng duyệt
- Kiểm tra CO/CQ và kết quả duyệt mẫu — vật liệu chưa qua QA/QC duyệt mẫu không được nhập kho chính thức
- Cân/đo thực tế — lấy số thực nhận, không chép từ vận đơn (vận đơn có thể sai hoặc có hao hụt đường vận chuyển)
- Chụp ảnh tối thiểu 3 kiểu: xe khi vào cổng, hàng sau khi xếp kho, vận đơn/tem nhãn lô hàng
- Lập phiếu nhập ngay tại lúc nhận — không để dồn cuối ngày
- Gửi duyệt CHT trước khi chốt tồn kho — tồn kho chỉ tăng sau khi phiếu được duyệt
⚠️
Điều khoản liên quan — TCVN 9115:2012
TCVN 9115:2012 về kiểm soát vật liệu xây dựng yêu cầu có hồ sơ truy xuất nguồn gốc (CO/CQ) và biên bản nghiệm thu vật liệu trước khi đưa vào thi công. Phiếu nhập kho có đính kèm ảnh và CO/CQ là bằng chứng thực thi yêu cầu này.
Ví dụ thực tế — Dự án chung cư 18 tầng tại Bình Dương
Một dự án chung cư 18 tầng ở Bình Dương (tổng thầu ~85 tỷ VND, năm 2024) từng gặp sự cố: lô thép Φ16 được nhập kho theo vận đơn mà không cân thực tế. Khi kiểm kê cuối tháng, phát hiện thiếu 2,3 tấn so với sổ sách — tương đương khoảng 42 triệu VND. Điều tra cho thấy nhà xe đã xuất một phần thép trước khi Thủ kho kiểm đếm vì không có quy trình "cổng trước, sổ sau".
Sau sự cố, công trình áp dụng quy tắc cứng: xe chờ ngoài cổng, Thủ kho ra đếm/cân trước rồi mới cho xe vào bãi tập kết. Không một xe nào được dỡ hàng khi chưa có phiếu nhập mở trên app.
🚚 3. Xuất Kho Có Kiểm Soát — Material Request Là Chìa Khóa
Xuất kho mà không có chứng từ là nguyên nhân trực tiếp của 42% thất thoát vật tư (theo thống kê ở trên). Giải pháp không phức tạp: không có Material Request (MR) đã được duyệt thì không xuất bất kỳ thứ gì.
Quy trình xuất kho theo MR
-
1
Tổ đội / CHT Phó tạo Material Request
Ghi rõ: vật tư cần, số lượng, công tác sẽ dùng, ngày cần. Không được viết mơ hồ kiểu "dùng cho tầng 3" — phải có task/hạng mục cụ thể để đối chiếu BOQ sau.
-
2
CHT Phó duyệt MR (nếu trong hạn mức)
Hạn mức duyệt của CHT Phó được thiết lập trước — vượt hạn mức thì leo lên PM. Việc này giảm bottleneck nhưng vẫn duy trì kiểm soát.
-
3
Thủ kho nhận lệnh, kiểm tra tồn kho
Nếu tồn đủ → chuẩn bị hàng. Nếu thiếu → báo ngay CHT, không tự ý xuất bù bằng vật tư khác.
-
4
Tổ trưởng đến nhận, ký xác nhận
Chữ ký số trực tiếp trên app (hoặc quét QR thẻ nhân viên). Đây là bằng chứng "đã nhận đủ" — nếu thiếu thì phải ghi chú ngay lúc ký.
-
5
Hoàn tất xuất — tồn kho tự động giảm
Kế toán kho nhận thông báo. Phiếu xuất được liên kết với MR gốc và task hạng mục → có thể trace lại sau.
🚫
Tuyệt đối không xuất quá số lượng trong MR
Nếu tổ đội cần thêm, họ phải tạo MR mới và chờ duyệt. Xuất dư theo yêu cầu miệng là cách vật tư biến mất không có dấu vết.
Phân biệt xuất kho thông thường và xuất kho khẩn cấp
| Loại xuất |
Điều kiện |
Ai duyệt |
Ghi chú |
| Thông thường |
Có MR ≥ 1 ngày trước |
CHT Phó hoặc PM tùy hạn mức |
Quy trình đầy đủ 5 bước |
| Khẩn cấp |
MR tạo trong ngày, công việc không thể dừng |
CHT Phó phải duyệt <30 phút |
Vẫn phải có MR — duyệt nhanh, không bỏ bước |
| Vật tư trả lại kho |
Tổ đội dùng còn dư |
Thủ kho nhập "phiếu trả" |
Tồn kho tự tăng — cập nhật thực tế |
🔍 4. Kiểm Kê Kho — Đừng Để Đến Khi Cuối Dự Án Mới Lộ Sai
Nhiều công trường chỉ kiểm kê một lần khi gần quyết toán. Đến lúc đó, chênh lệch đã quá lớn, nguyên nhân không còn truy được, và trách nhiệm không ai rõ ràng.
Thực hành tốt là kiểm kê định kỳ theo lịch:
📅 Lịch kiểm kê đề xuất theo loại vật tư
| Loại vật tư |
Tần suất kiểm kê |
Lý do |
| Xi măng, cát, đá, gạch |
Hàng tháng |
Hao hụt tự nhiên thấp, số lượng lớn |
| Thép xây dựng |
Hàng tháng hoặc sau mỗi lần nhập lô lớn |
Giá trị cao, dễ bị lấy ra ngoài |
| Dây điện, ống nước, thiết bị M&E |
Hàng tuần |
Dễ mất, giá trị trên mét/chiếc cao |
| Sơn, keo, phụ gia |
Hàng tháng |
Dễ hao hụt khi mở nắp — cần đối chiếu hao phí định mức |
| Thiết bị vệ sinh, cửa, kính |
Trước và sau mỗi đợt lắp đặt |
Không thể thay thế từng chiếc nếu mất/vỡ |
Quy trình kiểm kê đúng
- Mở "phiên kiểm kê" — in danh sách tồn theo sổ (số trên hệ thống)
- Đi đếm thực tế với sổ trên tay — ghi số thực vào cột riêng
- Nhập số thực vào app — hệ thống tự tính chênh lệch
- Chênh lệch >5%: bắt buộc ghi nguyên nhân cụ thể (hao hụt / rơi vỡ / mất / sai phân loại)
- Gửi kết quả kiểm kê cho CHT và Kế toán kho
- Nếu phát hiện dấu hiệu trộm cắp hoặc chênh lệch bất thường → báo PM + lập biên bản ngay
💡
Nguyên nhân chênh lệch hợp lệ theo định mức
TCVN 9115:2012 và TT13/2021 (định mức xây dựng) đều có hệ số hao hụt cho từng loại vật liệu — ví dụ xi măng được phép hao 1,5%, gạch được phép vỡ 2%. Chênh lệch kiểm kê nằm trong hao hụt định mức là bình thường và không cần điều tra. Vượt định mức mới là vấn đề.
⚖️ 5. Liên Kết Vật Tư với BOQ — Đừng Để Kho và QS Làm Việc Riêng Lẻ
Một trong những lỗ hổng lớn nhất trong quản lý vật tư là kho làm việc độc lập hoàn toàn với bộ phận QS. Thủ kho không biết BOQ dự toán bao nhiêu thép cho một hạng mục, và QS cũng không biết thực tế kho đã xuất bao nhiêu cho hạng mục đó.
Kết quả: không ai biết dự án đang tiêu vật tư nhiều hơn hay ít hơn so với kế hoạch — cho đến khi thanh toán và nhận ra lỗ.
❌ Cách làm phổ biến
- Kho xuất theo yêu cầu miệng
- QS dự toán dựa trên thiết kế
- Không ai so sánh thực tế vs kế hoạch
- Phát hiện lệch khi quyết toán
- Không biết nguyên nhân do vật tư hay nhân công
✅ Cách làm có kiểm soát
- Phiếu xuất kho liên kết với task/BOQ
- Tự động tính gap: nhu cầu BOQ − tồn kho
- PM thấy báo cáo vật tư vs kế hoạch theo tuần
- Phát hiện lệch sau 1–2 tuần, còn xử lý kịp
- Tách biệt được lệch do vật tư vs hao phí thi công
Trong GEM AI PM Pro, trường boq_ref trên phiếu xuất kho được liên kết với hạng mục BOQ tương ứng. PM và QS đều thấy bảng tổng hợp so sánh "vật tư đã xuất theo hạng mục" vs "vật tư BOQ kế hoạch" — tự động không cần tổng hợp tay.
🧮 6. Kế Hoạch Vật Tư Hàng Tháng — Công Việc Của PM, Không Chỉ Của Thủ Kho
Mỗi đầu tháng, PM (hoặc QS site) cần cập nhật kế hoạch vật tư cho tháng tới:
🗂️ Công thức lập kế hoạch mua sắm vật tư
Cần mua thêm = Nhu cầu tháng tới (từ tiến độ) − Tồn kho hiện tại − Đã đặt chưa về
- Nhu cầu tháng tới: bóc tách từ công việc trong tiến độ tháng × định mức vật liệu
- Tồn kho hiện tại: lấy từ báo cáo kiểm kê gần nhất
- Đã đặt chưa về: PO đã tạo nhưng nhà cung cấp chưa giao
Đặt mua thêm 10–15% buffer cho hao hụt tự nhiên. Không đặt dư 30–40% vì sẽ chiếm kho và đọng vốn.
👥 7. Phân Quyền Rõ Ràng — Ai Được Làm Gì Trong Kho
Sự nhập nhằng trong phân quyền là nguyên nhân phổ biến gây lỗ hổng kiểm soát. Sau đây là phân quyền rõ ràng cho từng vai trò:
🏗️
Thủ kho
Nhập, xuất, kiểm kê. Không duyệt MR của chính mình
👷
CHT Phó
Duyệt MR trong hạn mức. Kiểm tra tồn trước khi duyệt
📊
QS Site
Đối chiếu xuất kho vs BOQ. Cảnh báo lệch định mức
💰
Kế toán kho
Ghi sổ tài chính sau mỗi phiếu duyệt. Báo cáo tồn giá trị
🔑
PM / CHT
Duyệt MR vượt hạn mức. Nhận báo cáo vật tư vs kế hoạch
🔬
QA/QC
Duyệt mẫu vật liệu. Chứng nhận CO/CQ trước khi nhập kho
✅
Nguyên tắc tách bạch chức năng
Người lập phiếu và người duyệt phiếu phải là hai người khác nhau. Thủ kho không được tự duyệt phiếu xuất kho của mình — đây là kiểm soát nội bộ cơ bản nhất, tương tự kiểm soát kế toán trong VCSSS.
📱 8. Vật Tư Trong Tay Thợ — Công Nhân L0 Tạo Material Request
Một điểm thường bị bỏ qua: tổ đội trực tiếp thi công (L0) cũng cần vào được quy trình yêu cầu vật tư, không chỉ CHT Phó.
Trong nhiều dự án, luồng yêu cầu vật tư đi qua: Tổ trưởng → nhắn CHT Phó → CHT Phó tạo MR → Thủ kho xử lý. Điều này tạo hai vấn đề: CHT Phó trở thành bottleneck, và tổ trưởng không chịu trách nhiệm trực tiếp về số lượng đã yêu cầu.
Với quyền L0 cho tổ trưởng, họ có thể tự tạo Material Request từ điện thoại — nhưng MR đó phải qua duyệt của CHT Phó trước khi Thủ kho xử lý. Tổ trưởng ký nhận khi lấy hàng. Kết quả: trách nhiệm rõ ràng hơn, CHT Phó chỉ duyệt thay vì phải nhập liệu thay.
⚡ 9. Xử Lý Tình Huống Bất Thường
🚨 3 tình huống phổ biến và cách xử lý
Tình huống 1 — Nhà cung cấp giao thiếu so với PO
Nhập số thực nhận (không nhập theo PO). Ghi chú số thiếu vào phiếu nhập. Báo PM để xử lý với nhà cung cấp: yêu cầu giao bù hoặc điều chỉnh thanh toán. Không nhập đúng theo PO khi thực tế ít hơn — đây là sai số ngay từ đầu.
Tình huống 2 — Vật tư bị ướt/hỏng khi về đến kho
Tách riêng phần hỏng, chụp ảnh, lập "biên bản hàng hỏng". Nhập phần còn tốt vào kho. Hàng hỏng không được nhập — để riêng chờ xử lý với NCC. PM quyết định: trả hàng, bồi thường hay hủy PO một phần.
Tình huống 3 — Tồn kho âm (xuất nhiều hơn tồn theo sổ)
Tồn âm là dấu hiệu có phiếu bị thiếu hoặc có xuất không ghi. Dừng xuất kho loại vật tư đó, kiểm kê đột xuất ngay, xác định nguyên nhân trước khi tiếp tục. Không để tồn âm "tự nhiên" — đây là lỗi quy trình nghiêm trọng.
⏱️ Tóm tắt 30 giây — Những điều cần nhớ
- Nhập kho: Cân/đo thực tế, chụp ảnh, đính CO/CQ, duyệt trước khi cộng tồn
- Xuất kho: Không MR đã duyệt = không xuất. Tổ trưởng ký nhận bắt buộc
- Kiểm kê: Định kỳ (không chờ quyết toán), chênh lệch >5% phải ghi nguyên nhân
- Liên kết BOQ: Phiếu xuất phải gắn với hạng mục → PM thấy vật tư thực tế vs kế hoạch
- Phân quyền: Người lập ≠ người duyệt. Tổ trưởng tạo MR, CHT Phó duyệt, Thủ kho xử lý
- Hao hụt hợp lệ: Tham chiếu định mức TT13/2021 — chênh lệch trong định mức là bình thường
Kiểm Soát Vật Tư Không Cần Excel Hay Sổ Giấy
GEM AI PM Pro có module Vật tư & Kho tích hợp sẵn với quy trình MR → duyệt → xuất → ghi sổ tự động. Tồn kho real-time, cảnh báo thấp mức tối thiểu, liên kết trực tiếp với BOQ hạng mục.
Dùng thử 30 ngày miễn phí →
demo@gemclaudepm.com · mật khẩu Demo2026 · không cần thẻ tín dụng