Mua Vật Tư Không Có Hóa Đơn — Nhà Thầu Cần Hồ Sơ Gì Để Khoản Chi Vẫn Được Trừ Thuế TNDN?

Xe cát đổ ngoài cổng công trường, bao xi măng chữa cháy mua ở tiệm đầu đường, mấy chục cây thép buộc chủ tiệm không chịu xuất hóa đơn: ai làm công trình cũng gặp. Về mặt kế toán, khoản chi đó vẫn là chi phí thật của dự án. Về mặt thuế thu nhập doanh nghiệp, nó chỉ được tính vào chi phí được trừ khi hồ sơ đủ. Từ kỳ tính thuế 2025, hồ sơ đó do Luật Thuế TNDN 67/2025, Nghị định 320/2025 và Thông tư 20/2026 quy định. Bài này gom lại những gì chỉ huy trưởng, thủ kho và kế toán công trường cần nắm trước khi trả tiền.

🧾 Hai Tầng Của Quy Định: Luật Đòi Hóa Đơn, Nghị Định Mở Ngoại Lệ

Điều 9 khoản 1 điểm c Luật Thuế TNDN 67/2025 đòi khoản chi phải "có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật", trừ các trường hợp đặc thù do Chính phủ quy định. Khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện thì không được trừ (Điều 9 khoản 2 điểm a). Các trường hợp đặc thù nằm ở Nghị định 320/2025, Điều 9 khoản 1 điểm b, và được Thông tư 20/2026, Điều 3 khoản 13, chốt thành bộ hồ sơ cụ thể.

Mốc hiệu lực cần nhớ: Luật 67/2025 có hiệu lực từ 01/10/2025 và áp dụng từ kỳ tính thuế 2025; Nghị định 320/2025 ký ngày 15/12/2025; Thông tư 20/2026 có hiệu lực từ 12/3/2026 và cũng áp dụng từ kỳ tính thuế 2025. Quy định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng từ ngày Nghị định 320 có hiệu lực (Nghị định 320, Điều 24 khoản 1 điểm b). Với khoản chi phát sinh của kỳ 2025 trước ngày 12/3/2026, Thông tư 20 (Điều 10 khoản 2) cho phép tiếp tục theo hướng dẫn cũ, nên công ty đang quyết toán năm 2025 cần hỏi kế toán khoản nào rơi vào mốc nào.

📋 Năm Trường Hợp Được Mua Không Có Hóa Đơn

Nghị định 320 không cho phép mua không hóa đơn nói chung. Chỉ có năm trường hợp, đều là mua trực tiếp từ người bán nhỏ lẻ:

Nhóm 5 là nơi mọi rắc rối nằm. Nghị định 141/2026 (Điều 1) đã đổi ngưỡng trong Nghị định 68/2026 từ 500 triệu lên 01 tỷ đồng mỗi năm và quy định hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng phải dùng hóa đơn điện tử. Hệ quả thực tế: mua của một cửa hàng đã vượt ngưỡng mà họ không xuất hóa đơn thì khoản mua không lọt vào nhóm 5, bảng kê không cứu được. Điều đáng chú ý là luật không nói bên mua phải chứng minh doanh thu của người bán bằng cách nào. Đây là điểm kho ghi cần ý kiến chuyên gia, và là lý do bài khuyên ưu tiên lấy hóa đơn mỗi khi người bán có thể xuất.

🗂️ Hồ Sơ Một Khoản Mua Không Hóa Đơn Gồm Những Gì

Thông tư 20/2026, Điều 3 khoản 13 điểm a, liệt kê đúng hai thành phần cho nhóm hồ sơ này, cộng thêm điều kiện về hình thức thanh toán:

Mẫu 02/TNDN ban hành kèm Thông tư 20/2026 có phần đầu ghi tên, địa chỉ, mã số thuế doanh nghiệp và địa chỉ nơi tổ chức thu mua. Trong bảng, mỗi dòng gồm: tên người bán, địa chỉ người bán, số căn cước, số điện thoại (nếu có), tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng hoặc trọng lượng, đơn giá, giá thanh toán và ghi chú. Cuối bảng ghi tổng giá trị bằng số và bằng chữ, có hai chữ ký: người lập bảng kê và người đại diện hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp (ký, đóng dấu). Công ty có nhiều trạm thu mua thì mỗi trạm lập bảng kê riêng, sau đó tổng hợp chung.

Có một điểm kho ghi là luật chưa nói rõ. Khi trả tiền mặt dưới 05 triệu và người bán không ký nhận, tờ chi tiền của công ty cho nhân viên mua hàng kèm ảnh hàng có được coi là "chứng từ chi trả tiền cho người bán" hay không thì văn bản không trả lời thẳng. Luật Kế toán đòi chứng từ có chữ ký của những người có liên quan. Nếu công ty muốn chắc, hãy hỏi kế toán thuế hoặc luật sư trước khi chốt mẫu giấy biên nhận.

💵 Mốc 05 Triệu Đồng Mỗi Ngày Mỗi Người Bán

Đây là chỗ nhà thầu dễ mất chi phí được trừ nhất, vì công trường mua nhiều đợt nhỏ trong ngày. Nghị định 320, Điều 9 khoản 1, có bốn lớp:

• Từng lần từ 05 triệu đồng trở lên: phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (điểm c).
• Nhiều lần trong cùng một ngày của một người bán: mỗi lần dưới 05 triệu nhưng tổng từ 05 triệu trở lên thì cũng chỉ được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (điểm c1).
• Nhân viên mua hộ, trả bằng chuyển khoản: được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ; có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp cho phép nhân viên mua hộ; và công ty hoàn tiền lại cho nhân viên (điểm c2, cùng nội dung Thông tư 20 Điều 3 khoản 13 điểm b).
• Mua chịu: khoản từ 05 triệu trở lên chưa thanh toán thì vẫn được tính chi phí lúc ghi nhận. Nếu sau đó trả tiền mặt, công ty phải kê khai điều chỉnh giảm chi phí vào kỳ phát sinh việc trả (điểm c3).

Khoản chi không đáp ứng các điều kiện này không được trừ (Nghị định 320, Điều 10 khoản 1).

Cần nhớ thêm hai điều. Một là khoản bị loại khỏi chi phí được trừ không biến mất khỏi sổ kế toán: nó vẫn là chi phí thật của công trình, chỉ được cộng lại khi xác định thu nhập chịu thuế. Hai là không có hóa đơn thì thường cũng không có thuế GTGT đầu vào để khấu trừ; đây là nguyên tắc chung, bài này chưa đối chiếu điều khoản cụ thể nên kế toán cần xác nhận riêng.

🚧 Sáu Việc Công Trường Làm Ngay

1. Ưu tiên hóa đơn. Mỗi khi người bán có thể xuất hóa đơn, hãy lấy. Mua không hóa đơn là ngoại lệ phải có hồ sơ, không phải lối tắt.
2. Đặt trần nội bộ. Luật chỉ có mốc 05 triệu đồng mỗi ngày mỗi người bán để buộc chuyển khoản; không có trần tổng cho mỗi lần hay mỗi tháng. Trần theo lần và theo kỳ là công ty tự đặt trong quy chế chi tiêu. Gợi ý thực tế là để mặc định dưới 05 triệu đồng mỗi lần.
3. Chuyển khoản khi gần mốc. Người bán không có tài khoản thì nhờ nhân viên mua hộ theo đúng quy chế bằng văn bản, trả bằng chuyển khoản rồi công ty hoàn lại.
4. Ghi rõ nơi mua, ngày mua, hàng mua và chụp ảnh hàng thực nhận. Đây là bằng chứng nội bộ, chưa thay được thông tin người bán trên bảng kê.
5. Xin thông tin người bán khi mua theo diện bảng kê. Tên, địa chỉ, số căn cước là dữ liệu cá nhân; công ty cần mục đích rõ, thu vừa đủ và bảo quản đúng cách. Nghĩa vụ này nằm ở Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025, xem bài liên quan bên dưới.
6. Kế toán lập bảng kê tổng hợp hàng tháng theo thứ tự thời gian, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền ký. Không lập bảng kê ngược về sau cho những khoản không có thật: đó là rủi ro lớn khi cơ quan thuế kiểm tra.

🧩 GEM AI PM Pro Làm Gì Và Không Làm Gì Trong Chuyện Này

Phần này bám theo những gì app đang làm thật, không phải kế hoạch. Với phiếu mua nhanh (vật tư phụ mua tại cửa hàng, không có đơn đặt hàng), GEM đòi đính kèm ít nhất một ảnh ở ô "Hoá đơn / ảnh mua hàng" (tối đa 5 tệp, ảnh hoặc PDF) và chặn lưu khi thiếu ảnh; số hóa đơn là tùy chọn. GEM có thể đọc ảnh vừa chụp để điền hộ các dòng hàng, người lập soát lại trước khi nộp. Phiếu mua nhanh đi qua duyệt theo ngưỡng giá trị toàn phiếu do dự án cấu hình, và tờ duyệt hiện sẵn tình trạng hạn mức quỹ công trình của kỳ để người ký nhìn thấy khi quyết định.

✅ Checklist Trước Khi Trả Tiền Cho Một Khoản Không Hóa Đơn

🗂️ Log Audit Bài Viết

Bài này được rà soát hiệu lực văn bản định kỳ. Toàn bộ nội dung phía trên áp theo văn bản đang hiệu lực tại thời điểm rà soát gần nhất (16/10/2026); bảng dưới ghi lại các lần thay đổi và lý do.