Một dự án nhà phố tại TP.HCM trị giá 8,5 tỷ đồng bị CĐT từ chối thanh toán đợt 3 vì NTP không có đủ nhật ký thi công theo ngày làm bằng chứng cho khối lượng đã thực hiện. CHT điền tay vào vở, chụp ảnh gửi Zalo — CĐT và TVGS không chấp nhận vì thiếu chữ ký và không theo mẫu. Tranh chấp kéo dài 4 tháng. Cả dự án chỉ vì thiếu một báo cáo ngày đúng chuẩn.
Từ 01/07/2026, NĐ 207/2026/NĐ-CP (quản lý chất lượng thi công và bảo trì công trình) và NĐ 210/2026/NĐ-CP (hợp đồng xây dựng) thay cho NĐ 06/2021 và NĐ 37/2015. Bài này viết theo văn bản mới.
Phần quản lý thi công — nhật ký, báo cáo ngày, hồ sơ chất lượng — áp NĐ 207/2026 ngay, không phụ thuộc ngày khởi công. Điều 53 của nghị định này chỉ giữ lại theo luật cũ hai thứ: loại và cấp công trình của dự án đã có quyết định đầu tư trước mốc, và hồ sơ thủ tục hành chính cơ quan nhà nước đã tiếp nhận trước mốc.
Riêng điều khoản hợp đồng thì khác. Hợp đồng đã giao kết và đang thực hiện trước 01/07/2026: với dự án đầu tư công và PPP, tiếp tục theo pháp luật hợp đồng tại thời điểm giao kết (NĐ 210/2026 Điều 33 khoản 1 điểm d); với các dự án khác, hai bên có thể thỏa thuận áp dụng nghị định mới, không thỏa thuận được thì giữ theo luật lúc ký (Điều 33 khoản 2). Vậy nên các mốc thời hạn trong bài phải đối chiếu với chính hợp đồng của anh trước khi áp dụng.
📋 Daily Report Là Gì — Và Tại Sao Không Phải "Thủ Tục"?
Báo cáo ngày công trường (Daily Report hoặc Daily Site Report) là tài liệu do Chỉ Huy Trưởng (CHT) lập hàng ngày, ghi lại toàn bộ hoạt động thi công trong một ngày làm việc: nhân lực, thiết bị, tiến độ từng hạng mục, vật tư sử dụng, điều kiện thời tiết, sự cố và ghi chú đặc biệt.
Nhiều CHT và PM hiểu Daily Report là "thủ tục để CĐT vui lòng" — làm cho có, gửi cho xong. Nhưng trên thực tế, đây là tài liệu có giá trị pháp lý và quản lý rất cao:
1. Bằng chứng khối lượng thi công thực tế: Khi NTP và CĐT tranh chấp về khối lượng đã thực hiện tại một thời điểm, Daily Report có chữ ký xác nhận của TVGS là bằng chứng mạnh nhất.
2. Căn cứ thanh toán theo tiến độ: NĐ 210/2026 Điều 28 khoản 1 để hình thức thanh toán cho các bên thỏa thuận trong hợp đồng; với dự án đầu tư công và PPP, Điều 28 khoản 4 điểm a nói rõ số lần, giai đoạn và thời điểm thanh toán cũng do hai bên thỏa thuận theo tiến độ thực hiện. Hợp đồng nào gắn thanh toán với khối lượng nghiệm thu từng kỳ thì Daily Report chính là dữ liệu nền để QS tổng hợp.
3. Quản lý nhân lực và thiết bị: PM ở văn phòng biết chính xác hôm nay có bao nhiêu người, bao nhiêu ca máy, không cần hỏi CHT từng ngày.
4. Lưu vết sự cố và điều kiện bất thường: Thời tiết mưa, công nhân đình công, thiết bị hỏng — nếu có ghi trong Daily Report, đây là căn cứ để NTP đề nghị điều chỉnh thời gian, tiến độ theo NĐ 210/2026 Điều 25, hoặc xử lý rủi ro và sự kiện bất khả kháng theo Điều 18 của nghị định đó.
5. Nguồn dữ liệu cho Lessons Learned: Daily Report của cả dự án cho PM thấy nhịp thi công thực tế, năng suất trung bình, tần suất gián đoạn — dữ liệu quý giá để lập kế hoạch dự án tiếp theo.
📄 Cấu Trúc Mẫu Daily Report Chuẩn
Không có mẫu bắt buộc dùng chung theo luật Việt Nam — và đây không phải chỗ hổng, mà là cách luật thiết kế: NĐ 207/2026 Phụ lục IIa khoản 2 giao cho chủ đầu tư thỏa thuận với nhà thầu về hình thức và nội dung nhật ký thi công, làm cơ sở thực hiện trước khi khởi công. Nghĩa là mẫu báo cáo nên được chốt ngay ở giai đoạn chuẩn bị, không phải đến tháng thứ ba mới tranh cãi. Dưới đây là cấu trúc chuẩn được sử dụng rộng rãi trên các dự án xây dựng dân dụng và công nghiệp từ 5–500 tỷ, bám đúng các nhóm thông tin mà Phụ lục IIa khoản 3 đòi: Dưới đây là cấu trúc chuẩn được sử dụng rộng rãi trên các dự án xây dựng dân dụng và công nghiệp từ 5–500 tỷ:
| Tổ / Công việc | Số người | Ca làm việc | Công việc thực hiện |
|---|---|---|---|
| Tổ cốt thép | 12 người | Ca ngày (7h–16h) | Buộc thép dầm trục D–E tầng 8; Đặt cốt thép cột tầng 9 vị trí A3–A5 |
| Tổ ván khuôn | 8 người | Ca ngày (7h–16h) | Lắp ván khuôn sàn tầng 8 (hoàn thành 75%); Tháo VK tầng 7 (khu vực A1–C3) |
| Tổ đổ bê tông | 6 người + 1 xe bơm | Ca ngày — dừng 14:30 (mưa) | Đổ BT cột tầng 8 trục A1–A3, D1–D3 — hoàn thành 14/18 cột |
| Nhân công phụ trợ | 4 người | Ca ngày | Vận chuyển vật tư, vệ sinh công trường, tưới dưỡng BT tầng 7 |
| TỔNG | 30 người | — | — |
| Thiết bị | Số lượng | Số ca hoạt động | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Cẩu tháp Potain MC85B | 1 cái | 1 ca (7h–16h30) | Nâng thép, vật tư — hoạt động bình thường |
| Máy bơm bê tông stationary | 1 cái | 0.5 ca (7h–14h30) | Dừng do mưa lúc 14:30 |
| Đầm dùi bê tông | 3 cái | 0.5 ca | 1 cái dự phòng không dùng |
| Xe trộn bê tông (xe trạm) | 9 chuyến | — | Mỗi xe 6m³ — tổng 54m³ BT đổ trong ngày |
| Hạng mục | KL kế hoạch hôm nay | KL thực hiện | Lũy kế đạt | Lý do chênh lệch |
|---|---|---|---|---|
| Đổ BT cột T8 | 18 cột | 14 cột (63m³) | 78% | Mưa dừng sớm — 4 cột còn lại chuyển sang 06/05 |
| Lắp VK sàn T8 | 100% | 75% | 75% | Thiếu tấm ván 1,2m — đã đặt thêm giao sáng mai |
| Buộc thép dầm T8 (trục D–E) | 12 tấn | 8,5 tấn | Đạt | — |
| Cốt thép cột T9 (A3–A5) | 3 cột | 3 cột | Hoàn thành | Sớm hơn kế hoạch 0,5 ngày |
⏰ Quy Trình Nộp Daily Report — Giờ Nào, Cho Ai, Qua Kênh Nào?
Tính hiệu quả của Daily Report phụ thuộc nhiều vào quy trình nộp báo cáo được thiết lập rõ ràng từ đầu dự án. Không có quy trình → báo cáo thất lạc, ký muộn, tranh chấp về "đã gửi hay chưa".
DailyReport / Tháng05_2026 / DR-2026-0312.pdf.
⚠️ Những Sai Lầm Phổ Biến Khiến Daily Report "Vô Dụng"
- Ghi số liệu tròn, ước lượng: "Hôm nay đổ khoảng 50m³ bê tông" — TVGS sẽ không ký số liệu ước lượng. Phải có phiếu giao hàng từ trạm bê tông để xác nhận chính xác.
- Điền báo cáo "bù" vào cuối tuần: Không ghi ngày 1–4, đến Thứ 6 viết một lần cho cả tuần. Mốc thời gian sẽ không khớp với thực tế — TVGS có thể phát hiện và đánh dấu là báo cáo không hợp lệ.
- Bỏ trống phần sự cố: Ghi "Không có sự cố" khi thực tế có thiết bị hỏng hoặc công nhân đau — nguy hiểm vì mất lưu vết để yêu cầu gia hạn tiến độ hoặc bảo hiểm tai nạn lao động.
- Thiếu chữ ký TVGS: Báo cáo CHT ký mà không có xác nhận TVGS chỉ là tài liệu nội bộ — CĐT có quyền không công nhận khi tranh chấp.
- Không đánh số liên tục: Số báo cáo bị trùng hoặc bỏ số — gây nghi ngờ về tính toàn vẹn của hồ sơ khi kiểm tra.
- Gửi qua Zalo hoặc nhóm chat: Không có dấu thời gian pháp lý, không có "đã đọc" có giá trị — không dùng Zalo cho tài liệu chính thức.
🌧 Ghi Nhận Điều Kiện Thời Tiết — Căn Cứ Gia Hạn Tiến Độ
Điều kiện thời tiết bất thường có thể là căn cứ để NTP đề nghị điều chỉnh thời gian, tiến độ — nhưng quyền gia hạn không tự nhiên có. NĐ 210/2026 Điều 25 khoản 1 giao cho các bên thỏa thuận cụ thể trong hợp đồng những trường hợp nào được điều chỉnh thời gian, tiến độ, và trách nhiệm của mỗi bên với thiệt hại do kéo dài. Còn sự kiện bất khả kháng thì theo Điều 18 khoản 2 của nghị định đó, dẫn chiếu sang Điều 13 Luật Xây dựng. Hợp đồng không viết điều khoản này thì mưa lớn cũng không tự động thành lý do hợp lệ. Để yêu cầu có cơ sở, Daily Report phải ghi nhận cụ thể:
| Loại điều kiện thời tiết | Cách ghi nhận trong Daily Report | Tài liệu bổ sung cần thiết |
|---|---|---|
| Mưa lớn dừng thi công | Ghi giờ bắt đầu mưa, giờ dừng thi công, công tác bị ảnh hưởng, ước tính thời gian mất mát | Ảnh chụp có timestamp; Dữ liệu thời tiết từ Đài khí tượng địa phương |
| Nắng nóng > 39°C (ảnh hưởng bê tông) | Ghi nhiệt độ đo được, điều chỉnh giờ đổ BT (tránh 11h–14h), biện pháp bảo vệ đã áp dụng | Log nhiệt độ từ thiết bị thi công; Điều chỉnh lịch thi công có xác nhận TVGS |
| Lũ lụt, ngập úng | Ghi khu vực bị ngập, thiết bị phải di chuyển, số ngày công trường không hoạt động | Ảnh; Biên bản xác nhận sự kiện bất khả kháng ký với TVGS, theo trình tự và thời hạn thông báo mà hợp đồng đã thỏa thuận |
Đây là chỗ rất nhiều tài liệu hướng dẫn nói sai, kể cả bản đầu của chính bài này: nghị định về hợp đồng xây dựng không ấn định một mốc cứng kiểu "5 ngày làm việc" cho việc thông báo bất khả kháng.
NĐ 210/2026 Điều 18 khoản 2 quy định các bên thỏa thuận trong hợp đồng về trình tự, thủ tục và trách nhiệm xử lý khi xảy ra bất khả kháng hoặc hoàn cảnh thay đổi cơ bản — gồm thông báo bằng văn bản, đánh giá tác động đến việc thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, và đề xuất sửa đổi, tạm dừng, chấm dứt, thanh toán, thanh lý hợp đồng nếu có. Điều 18 khoản 4 thì buộc bên không thực hiện được nghĩa vụ phải thông báo bằng văn bản cho bên kia và đề xuất phương án xử lý.
Hệ quả thực tế với PM: mở đúng điều khoản bất khả kháng trong hợp đồng của mình ra đọc — con số ngày nằm ở đó, và mỗi hợp đồng một khác. Hợp đồng không quy định thời hạn thì thông báo sớm nhất có thể, vì bên chậm thông báo vẫn phải chịu phần thiệt hại lẽ ra ngăn được. Daily Report ghi nhận ngay từ ngày xảy ra chính là bước đầu tiên của quy trình đó — nó là chứng cứ ngày phát sinh, còn văn bản thông báo chính thức là nghĩa vụ riêng, không thay thế được cho nhau.
📊 Từ Daily Report Đến Báo Cáo Tuần Và Báo Cáo Tháng
Daily Report không sống một mình — nó là nguyên liệu thô để tổng hợp thành báo cáo ở cấp cao hơn. PM hiểu cái này sẽ thấy ngay giá trị của việc có Daily Report đầy đủ và nhất quán:
Báo cáo tuần (Weekly Report)
Tổng hợp 5–7 Daily Report, làm nổi bật: khối lượng thực hiện vs. kế hoạch tuần, nhân lực bình quân/ngày, thiết bị hoạt động, các sự cố và biện pháp xử lý, điều chỉnh kế hoạch tuần sau. Gửi CĐT mỗi Thứ 6 hoặc Thứ 2. Thời gian lập: 30–60 phút nếu Daily Report đầy đủ, 3–4 tiếng nếu phải nhớ lại từ đầu.
Báo cáo tháng (Monthly Progress Report)
Tổng hợp từ 4–5 Weekly Report. Đây là tài liệu quan trọng nhất để CĐT ra quyết định thanh toán đợt theo tiến độ. Monthly Report cần đủ: tiến độ tổng thể so với baseline Gantt, SPI (Schedule Performance Index) nếu dự án áp dụng EVM, chi phí phát sinh nếu có, danh sách issue mở và trạng thái, kế hoạch tháng tới. Không có Monthly Report tốt → CĐT không tin tưởng tiến độ → trì hoãn thanh toán.
Nếu Daily Report ngày 15/05 ghi "đổ 54m³ BT", Weekly Report tuần đó phải ghi tổng khớp với tổng các ngày trong tuần, và Monthly Report phải khớp với tổng 4 tuần. TVGS và kiểm toán viên được đào tạo để phát hiện sự không nhất quán giữa các cấp báo cáo — đây là dấu hiệu đầu tiên của hồ sơ bị làm giả hoặc cẩu thả.
📱 Số Hoá Daily Report — Lợi Ích Thực Tế Cho Công Trường Việt Nam
Hầu hết các công trình dưới 100 tỷ vẫn dùng mẫu Excel hoặc giấy in sẵn. Cách này có thể hoạt động, nhưng gây ra nhiều vấn đề khi dự án phức tạp hơn:
- CHT mất 45–90 phút/ngày để điền và scan báo cáo, thay vì tập trung quản lý công trường
- PM không thấy dữ liệu real-time — phải đợi đến cuối ngày hoặc cuối tuần
- Dữ liệu nhân lực trong Daily Report không kết nối với bảng chấm công — phải nhập 2 lần
- Tìm kiếm lại báo cáo của 3 tháng trước mất hàng giờ vì file lưu rải rác
Trong GEM AI PM Pro, CHT điền Daily Report trực tiếp trên điện thoại — kể cả trong môi trường offline tại công trường và đồng bộ khi có mạng. Dữ liệu nhân lực từ Daily Report tự động tích hợp với module Nhân Lực (không nhập 2 lần), khối lượng thi công cập nhật trực tiếp vào biểu đồ tiến độ mà PM xem ở văn phòng. TVGS xác nhận ngay trên thiết bị — chữ ký số hợp lệ, không cần scan. GEM AI cảnh báo PM khi có ngày thi công báo cáo bị thiếu hoặc tiến độ thực tế chậm hơn kế hoạch quá 10%.
🔗 Liên Kết Daily Report Với Quy Trình Nghiệm Thu Và Thanh Toán
PM giỏi hiểu rằng Daily Report không chỉ là hồ sơ riêng lẻ — nó liên kết với toàn bộ quy trình nghiệm thu và thanh toán của dự án:
| Quy trình liên kết | Cách Daily Report hỗ trợ | Rủi ro nếu thiếu |
|---|---|---|
| Nghiệm thu công tác (BBNT) | Daily Report là căn cứ xác nhận thời điểm thi công, nhân lực và vật tư đã sử dụng cho từng BBNT | TVGS không có dữ liệu để xác nhận khối lượng → từ chối ký BBNT |
| Thanh toán theo đợt (QS) | QS dùng tổng khối lượng trong Daily Report của kỳ để lập hồ sơ thanh toán với CĐT | Khối lượng không có bằng chứng → CĐT cắt giảm hoặc từ chối thanh toán |
| Quản lý Variation Order (VO) | Khi có công tác phát sinh ngoài hợp đồng, Daily Report ghi nhận ngay từ ngày đầu để tính VO | Không có lưu vết → NTP không đủ căn cứ yêu cầu bổ sung giá trị hợp đồng |
| Nhật ký thi công (NĐ 207/2026 Đ.15 k.13 + Phụ lục IIa) | Nhà thầu bắt buộc lập nhật ký thi công theo Phụ lục IIa; nội dung Phụ lục IIa khoản 3 điểm a — điều kiện thi công, nhân công, thiết bị huy động, công việc thi công và nghiệm thu hằng ngày — chính là nội dung Daily Report | Thiếu nhật ký → vi phạm nghĩa vụ của nhà thầu, mất chứng cứ gốc về khối lượng và sự cố. Lưu ý: nhật ký không có tên trong danh mục hồ sơ hoàn thành công trình (Phụ lục VII) — đừng trông vào khâu nghiệm thu để phát hiện thiếu, lúc đó đã quá muộn |
| Yêu cầu gia hạn tiến độ | Daily Report là bằng chứng về nguyên nhân chậm trễ (thời tiết, chậm giao mặt bằng…) | Không có chứng cứ → CĐT phạt tiến độ theo hợp đồng dù lý do chậm không phải lỗi NTP |